知識經濟條件下檔案管理的挑戰(zhàn)與對策
人類社會已經步入知識經濟時代,在科學管理和信息革命的推動下,檔案管理領域正在發(fā)生著一場深刻的革命。隨著檔案歸檔范圍不斷擴大、文件數(shù)量激劇增加和文件載體發(fā)生變化,檔案管理的理論、技術和實踐急需變革,以適應社會的檔案信息需求。檔案管理部門作為傳統(tǒng)社會組織中主要信息管理和服務機構,如何利用飛速發(fā)展的信息處理技術,吸納國內外信息管理的最新成果,建立高效的檔案信息管理運作體系,是每一個檔案工作者需要關心和研究的課題。
1 傳統(tǒng)的檔案管理特點
檔案是社會組織和個人在社會活動中形成的作為原始記錄保存起來以備考查的文字、圖表、聲像及其各種方式和載體的歷史記錄。傳統(tǒng)的檔案管理內容主要有檔案庫房設置、檔案分類排架、各類檢索工具(包括目錄、索引、指南等)的編制、檔案保護、檔案的調查和檔案利用等。傳統(tǒng)的檔案管理特點可以概括為:
1.1 手工操作為主
在檔案管理實踐中,長期以來,主要依靠手工操作。各單位的檔案材料依靠人工的方式送到檔案保管部門,檔案員人工編制類目,分類存檔,各種檢索工具依靠手工編制,效率很低,費工費時。查詢檔案時,也是依靠人工編制的檢索工具,人工查找,速度較慢。
1.2 歸檔范圍窄
按照檔案管理部門制訂的“檔案管理辦法”進行檔案管理時,各個應用領域所要求的歸檔范圍普遍較窄。如國家教委頒布的《高等學校檔案管理辦法》中要求的教學文件材料歸檔范圍要求“有代表性的實習報告”、“典型的畢業(yè)論文”存檔,而不是全部的學生實習報告、畢業(yè)論文。對教學基地建設材料、課程建設材料許多內容不在歸檔范圍之列。
1.3 檔案利用的主體少
檔案利用的主體主要是領導干部,檔案利用的形式主要是備查。一般群眾較少查閱檔案。
1.4 利用目的單一
檔案查閱和利用的主要是證實某一件事,核驗某一個數(shù)據(jù),或者是查找上級的有關規(guī)定。由于傳統(tǒng)的檔案管理手段主要依靠手工操作,檔案的入檔范圍主要是一些典型材料,檔案文件以紙質材料為主,使得檔案的入檔、查閱、利用效率較低,在當前對各類檔案信息需求越來越廣、查閱利用要求越來越高的今天,這種手工操作方式已不堪重負。
2 檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
由于科技革命浪潮的沖擊,人們生活節(jié)奏不斷加快,信息需求的擴大使得傳統(tǒng)的檔案管理面臨巨大挑戰(zhàn)。
2.1 檔案數(shù)量的激劇增加
社會生產從過去的粗放型向集約型轉變,管理從經驗型向科學管理轉變。過去的歸檔材料多是一些計劃、實施、檢查、總結類的材料和各級單位的紅頭文件。在科學管理條件下,社會組織都有一套嚴格的決策、管理的方法和工作程序,各項活動依靠嚴格的工作體系和科學數(shù)據(jù)支撐。在經營和管理中,不斷產生各項報表、分析和決策文件材料,需要歸檔的文件材料數(shù)量大增。
2.2 檔案的調閱時間要求更高
查閱的面廣、量大在市場經濟的條件下,競爭無處不在。在日益激烈的競爭環(huán)境中,人們對信息的需求提高,對信息中反映出各種變化需要及時作出反映。決策的時間越來越短,使得對為決策提供檔案信息服務的時間要求更短。在科學管理中,其決策影響因素很多,有國家的政策、法令,有社會群體需求調查材料,有競爭對手的數(shù)據(jù),還有單位內部的職工、設備、資金等信息、已在運行中的項目完成情況,這些檔案材料必須一并提交給檔案查閱人使用。檔案查閱人獲得所需要的全部檔案材料,才有可能進行全面分析,作出正確決策。
2.3 電子文件的使用
增添了檔案管理的對象隨著電子計算機技術突飛猛進的發(fā)展,微型計算機的機能得到極大提高,價格大大降低。微機已經走向每個辦公室,甚至眾多的家庭。今天文件材料已經很少用手寫,大多使用微機輸入、處理、打印或送報,各種文件材料已經形成打印紙質文件和機內電子文件并存的局面。如何有效地使用和管理這些電子文件,減少輸出紙質文件對資金和資源的消耗,成為現(xiàn)代檔案管理面對的緊迫課題。
2.4 計算機網(wǎng)絡的普遍建立和廣泛使用
促使檔案管理模式的變革由于局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)的普及,政府、學校、企事業(yè)單位的計算機實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng),單位內各部門通過局域網(wǎng)互聯(lián),實現(xiàn)軟硬件資源的共享,各種電子信息可以網(wǎng)絡中方便、快捷地傳輸。據(jù)中國互聯(lián)網(wǎng)權威機構調查,2001年元月我國上網(wǎng)用戶已經突破2000萬。政府部門正在推行政府上網(wǎng)。銀行、郵電、民航、鐵路、公安等各行各業(yè)逐步實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡管理。各種檔案信息和及時新聞通過網(wǎng)絡為社會和公眾服務。這種信息服務的方式與傳統(tǒng)的檔案調閱和利用相比,手段、方式已發(fā)生革命性的變化。檔案調閱使用現(xiàn)代信息技術,用戶可以自主地查找自己所需信息,信息的查找、瀏覽、打印十分方便。如何管好網(wǎng)上檔案信息,充分地為更大范圍內的各類用戶服務,有許多檔案學科理論上、技術上、實踐中的課題需要研究解決。
3 檔案管理的信息化改革與對策
由于傳統(tǒng)的檔案管理對象少、服務面窄,不能適應知識經濟時代對大量的綜合系統(tǒng)信息管理需要,檔案管理理念和操作手段需要進一步拓展,檔案管理必須加強信息化改革,并使之轉變?yōu)樾畔⒐芾淼膬热葜弧?/span>
3.1 信息管理的概念
信息管理是在人類社會發(fā)展到現(xiàn)代社會才提出的。信息是指人們關心的事情的消息或知識。信息管理就是對信息進行有效的傳輸、存儲、加工、利用、保護,發(fā)揮信息應有的效能,為人們認識世界和改造世界服務。信息的范圍比檔案大,檔案是一種固化的信息,是人們活動的歷史記錄,對人們即將進行的活動有借鑒價值。信息管理包涵了檔案管理。凡是對人們有意義的信息都屬于信息管理的范圍,檔案是對人們活動有特殊意義的一類信息源,當然屬于信息管理的范疇。當前,在社會生活中大量的信息不斷產生,從法律、法規(guī)、規(guī)章制度、計劃總結,到一次活動的記錄,都具有信息價值,需要管理,而這些已超出了傳統(tǒng)的檔案管理范圍。在實踐中,檔案管理部門是傳統(tǒng)的社會組織中最主要的信息管理機構,應當發(fā)揮信息管理的功能。
3.2 信息管理的技術優(yōu)勢
信息管理比檔案管理具有更突出的檔案信息管理和服務功能,其技術優(yōu)勢明顯。
3.2.1信息管理依靠現(xiàn)代信息處理技術為支撐,以計算機和網(wǎng)絡技術、通信技術、控制技術為其提供強大的技術支持和功能保障[3]。信息處理技術是現(xiàn)代社會的標志性技術,信息技術的使用和普及程度是一個國家綜合國力的重要標志之一。檔案管理必須緊跟信息處理技術潮流,運用最新技術和手段才能為組織活動提供強有力的信息支持。運用信息處理技術首先可以廣泛地收集信息,實現(xiàn)信息資源共享。計算機網(wǎng)絡利用先進的通訊設備和線路,將處于不同的地理位置,具有獨立功能的多個計算機系統(tǒng)連接起來,并采用功能完善的網(wǎng)絡軟件,以實現(xiàn)網(wǎng)絡中硬軟件和數(shù)據(jù)庫資源共享。第二,組織內部各單位之間,組織與社會環(huán)境之間可以通過網(wǎng)絡,高效地交換信息,使用各類信息得到有效的開發(fā)和利用。通過網(wǎng)絡,形成了跨地區(qū)跨行業(yè)的網(wǎng)絡化格局,使信息交流向更廣闊的空間發(fā)展。各單位之間可以利用電子郵件等多種形式傳遞公文,經過套紅、加密等形成正式公文,收文單位可直接歸檔。由于文件存入磁盤,利用者可重復調出與原件相同的復制件,利用方便。第三,提高信息管理的可靠性。采用光盤技術存儲文件,不會像紙質文件那樣發(fā)生霉變、蟲蛀,保存時間大大延長。采用冗余存儲技術,可以在一個信息系統(tǒng)遭到破壞的情況下,另一個相同系統(tǒng)立即接替工作,可靠性得到很好保證。
3.2.2 信息管理始終圍繞組織目標,為決策服務。
通過信息的管理和利用把組織中的各因素組織成為一個功能完善的高效率運行系統(tǒng)。信息管理不僅保證了檔案發(fā)揮其憑證作用,記錄組織活動中重大歷史事跡,它的主要目標是直接為組織的決策和管理提供信息支持,為組織中各部門和成員之間的信息交流提供渠道。
3.2.3 信息管理的對象面大、量大,服務及時、周到信息管理不僅包含靜態(tài)的檔案信息,還包括大量的活動信息;不僅包括紙質檔案,還包括多種多樣的電子格式文件。利用計算機和網(wǎng)絡,人們在進行信息的檢索時,可以十分方便、快捷。例如,人們可以坐在任何一個辦公室,甚至在家中,就可以通過電腦檢索出自己需要的歷史活動錄相資料,通過鼠標的簡單點擊,即可命令網(wǎng)絡系統(tǒng)實現(xiàn)多媒體信息的傳輸,很快就能觀看到檔案中的圖像和聲音信息。
3.2.4 信息管理者和信息使用者具有互動的交流關系，信息使用者可以為信息管理的運作提供有效的支持。信息使用者不僅僅使用信息資料,他本身的職務活動也不斷產生信息資料,通過網(wǎng)絡可以在信息管理者的授權范圍內進行信息存儲等信息管理操作,也就是說信息使用者也有信息管理的功能。信息管理者與信息使用者之間,以及管理者與管理者、使用者與使用者之間可以方便地進行信息交流,增進了解,求得共識,促進組織活動更加協(xié)調,信息系統(tǒng)更為完善。
3.2.5 信息管理能夠具有向智能方向發(fā)展的潛力,能夠支持決策和綜合服務功能。信息管理不僅可以發(fā)揮信息的價值,方便人們之間的信息交流,甚至可以通過已有信息產生新信息,為組織決策提供多種可行方案。由于計算機和網(wǎng)絡技術,以及人工智能的進一步發(fā)展,在信息管理領域,管理信息系統(tǒng)技術日益成熟,通過計算機利用已有信息,為人們的活動設計最優(yōu)方案已經不是神話,而且在各行各業(yè)逐漸成為現(xiàn)實。信息技術為傳統(tǒng)的檔案管理提供強大的技術支持,檔案管理在知識經濟時代,逐步演變成為信息管理。必須加強改革,才能使檔案管理適應這種變化。
3.3 改革措施
3.3.1 深入分析社會生活對檔案等各類信息的需求,總結檔案管理的經驗,借鑒信息管理的理論,引進信息管理的技術,把檔案管理納入企事業(yè)單位的信息管理體系整體規(guī)劃,加強檔案管理的信息化和數(shù)字化工作。
3.3.2 加強檔案原有專業(yè)人員培訓,充實計算機信息管理等信息人才,提高檔案管理隊伍的信息管理水平。
3.3.3 抓住時機,適時完成企事業(yè)單位內部的局域網(wǎng)建設,添置必要硬件設備,組建信息管理中心。
3.3.4 運用現(xiàn)代信息技術,分步驟地在企事業(yè)單位內外部開通包括檔案查詢等全方位信息服務,加強管理的標準化工作,規(guī)范網(wǎng)絡協(xié)作標準,統(tǒng)一使用計算機語言,建立完善的操作步驟和管理規(guī)范,逐步探索檔案管理在知識經濟條件下的運作體系。
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