檔案室應(yīng)該如何建設(shè)
一、檔案室的空間規(guī)劃
檔案室中的閱覽室是專門為閱覽者查看檔案而設(shè)立的。閱覽室應(yīng)采用單獨的房間，如果條件不具備，也可以在辦公室中設(shè)立閱覽桌。獨立閱覽室應(yīng)有窗，自然采光好，避免陽光直射或炫光，可安裝窗簾或百葉窗等遮陽裝置，輔之以人工光源；應(yīng)有自然通風，室內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)或通風設(shè)備，供冬天和夏天使用。應(yīng)擺放一定的桌椅、電腦，提供檔案檢索工具。
辦公室是檔案管理人員進行日常辦公的場所，面積根據(jù)辦公人員數(shù)量和辦公需要確定，一般在10~20㎡。辦公室應(yīng)設(shè)有堆放有待著錄或編目的檔案卷宗的大辦公桌，以及檔案管理工作所需要的設(shè)備，如計算機、打印機、裝訂機等。
1、裝具
裝具即用以存放檔案的柜、架、箱。一般而言，封閉式的柜、箱比敞開式的架子更有利于對檔案的保護。柜、架、箱的制成材料最好為金屬物，這樣更有利于防火。檔案室要有足夠數(shù)量的檔案箱柜，要能存放現(xiàn)有的檔案和未來10~20年的檔案。
可考慮使用密集型活動檔案柜。這種平時合為一體，同時可打開的裝具比之傳統(tǒng)的單個單列、擺放位置固定裝具有較全面的優(yōu)越性。他不僅具有防火、防光、防塵的性能，而且可大幅節(jié)省庫房空間和庫房建筑費用，一般而言，他可比常規(guī)的固定柜架節(jié)省近2/3的庫房面積。但安裝使用密集型活動檔案柜，對地面的承重能力有較高的要求。樓板承受力一般需要每平方米1200kg以上，同時也考慮整個建筑物的堅固程度及其使用年限長短等相關(guān)因素。
2、設(shè)備
檔案保管的設(shè)備一般是指那些具有“固定資產(chǎn)”性質(zhì)的機械、器皿、儀器、儀表等技術(shù)設(shè)備，而不包括庫房、裝具、卷盒、藥品等在內(nèi)。用于檔案保管的技術(shù)設(shè)備種類很多，如去濕機、空調(diào)、通風設(shè)備，溫濕度測量及控制設(shè)備，防盜、防火報警器，滅火器，裝訂機、復(fù)印機、計算機，消毒滅菌設(shè)備以及檔案進出庫的運送工具，等等。
3、檔案盒
檔案盒是指放置檔案材料的包裝盒，檔案盒應(yīng)按國家標準A4紙張設(shè)計，用無酸紙制作。
4、消耗品
檔案室還需要使用一些低值易耗品，如防霉防蟲藥品、吸濕劑、各種表格及辦公文具等。
以上介紹的檔案室各種物質(zhì)基礎(chǔ)條件（用房、裝具、設(shè)備等）是檔案工作正常開展的必要前提，不同單位在建設(shè)檔案過程中可以根據(jù)自身情況、需要和經(jīng)濟實力（建設(shè)預(yù)算）來合理配置。
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