淺談檔案信息化管理存在的問題及解決對策
2017-09-06 21:31:04 點擊：
檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新 思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理與 檔案服務的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務。檔案信 息化包括以下幾層基本涵義：
1）檔案信息化的基本推動力量是信息技術在檔案管理工作中的廣 泛運用。
2）檔案信息化建設的階段性目標是提高檔案工作現(xiàn)代化水平和 確立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理與服務的基本框架。
3）在檔案信息化建設過程 中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法。由于信息技術在檔 案管理的運用，新的檔案管理理論與方法、原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系 列檔案學基本理論從未遇到的新問題。
4）檔案信息化建設的最終目標是 實現(xiàn)檔案信息的社會化服務。人類推進信息化進程的理想目標是建立良 好信息基礎實施的前提下，實現(xiàn)信息的公開（特別是政府信息的公開）與 信息利用中的社會公平。
1 檔案信息化管理存在的問題
1.1 思想觀念滯后的問題。習慣于傳統(tǒng)的手工工作，對檔案信息化的重 要性認識不足；認為實現(xiàn)檔案信息化是遙遠的事，可有可無；在目前應用 水平不高的情況下，使用微機是高投入、低產出，得不償失；有的對實現(xiàn) 檔案信息化能提高工作效率還持懷疑態(tài)度。因此，要加快實現(xiàn)檔案信息 化，就必須走出這些思想觀念上的誤區(qū)。
1.2 人員素質問題。由于檔案工作信息化技術性強，要求專業(yè)技術人員 必須掌握檔案業(yè)務的信息技術。我們的檔案專業(yè)干部中很大一部分工作 者還不能既熟悉檔案業(yè)務又熟練掌握計算機、掌握信息技術。因此，提高 全行業(yè)干部素質是當務之急。
1.3 信息化資金投入問題。檔案信息化需要大量的資金投入。目前在投 入方面遠不到位，與業(yè)務發(fā)展仍不相適應。如何解決好當前利益和長遠 利益的關系，是擺在決策者面前的一大難題，雖然實現(xiàn)信息化是檔案事 業(yè)的必然選擇。
2 解決檔案信息化管理的對策
2.1 切實轉變觀念，以信息學的基本理論改造我們的頭腦并引導人們 對檔案信息的認識，樹立科學的檔案信息觀，從而為檔案信息化營造相 宜的內外環(huán)境，重視發(fā)展和掌握信息化檔案技術，不失時機地利用信息 技術武裝自己，開拓新的業(yè)務領域，培養(yǎng)新的功能。我們必須充分認識檔 案信息化是一個功在當代，利在千秋的龐大的系統(tǒng)工程。要增強緊迫感， 盡早地投入到這一跨世紀的宏偉工程中去。
2.2 加強人員培訓，注重復合型人才培養(yǎng)。檔案事業(yè)的發(fā)展離不開高素 質的干部隊伍。要加快實現(xiàn)信息化，需要加快培養(yǎng)造就一大批既懂檔案 業(yè)務，又懂信息技術的復合型人才�！叭瞬畔刃小笔羌涌鞕n案信息化進程 的前提的工作：第一，加強計算機專業(yè)技術人員的檔案業(yè)務培訓。檔案信 息化是為檔案業(yè)務服務的。作為計算機專業(yè)技術人員，對各種檔案業(yè)務 的熟悉程度如何，決定著檔案信息化軟件開發(fā)和應用質量的高低。當計 算機應用發(fā)展到網(wǎng)絡化和決策輔助階段時，怎樣使檔案管理科學化、調 度有序化、傳遞信息規(guī)范化、提供檢索快捷化、操作手段簡單化，將取決 于程序開發(fā)者對檔案業(yè)務的了解程度。第二，加強計算機等信息技術使 用者的素質培養(yǎng)。應該將業(yè)務培訓和上崗考核結合起來，盡快造就一批 既懂檔案業(yè)務，又懂技術信息的復合型人才。此外，還要提高計算機應用 管理者的管理水平，使每項規(guī)章制度落到實處，使各種設備運轉良好。
2.3 加強資金投入，搞好基礎實施建設，保證必要的政策和資金支持。 盡快實現(xiàn)辦公自動化和信息化，改變面貌，推動檔案事業(yè)持續(xù)、快速、健 康發(fā)展。這幾年來，我們檔案系統(tǒng)的計算機應用，雖然花費了不少的力 氣，但是許多人不懂得，也不去研究 “數(shù)據(jù)環(huán)境”這個重要問題，所以總是 跳不過“起步階段”，基本上在應用數(shù)據(jù)庫的環(huán)境中轉來轉去。所以檔案 系統(tǒng)的計算機應用其使用功能和技術水平基本上大同小異。檔案信息化建設的基礎與核心和其他系統(tǒng)的信息化建設一樣，也是數(shù)據(jù)集成。因此， 當前檔案系統(tǒng)首要的任務就是改造以數(shù)據(jù)文件和應用數(shù)據(jù)庫為主的、混 亂的、低檔次的數(shù)據(jù)環(huán)境，建成主題數(shù)據(jù)庫和信息檢索系統(tǒng)這樣高檔次 的數(shù)據(jù)環(huán)境。
2.4 檔案信息標準化工作，既是當務之急又是長遠之計。抓住了這個關 鍵問題，就會使長期困擾我們的檔案處理工作與計算機應用找到正確的 切入點，從而更快更好地為計算機創(chuàng)造一個完美的數(shù)據(jù)環(huán)境。無論是決 策層的領導還是作業(yè)層的工作人員，都必須時時把檔案信息標準化管理 工作落到實處。在決策層的領導，應具有較大的統(tǒng)一協(xié)調權力，按照系統(tǒng) 總體規(guī)劃的原則指揮和控制，從而使一個檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)環(huán)境建有相當 大的權威性。在工作層的數(shù)據(jù)管理人員，要嚴格執(zhí)行有關標準，協(xié)調數(shù)據(jù) 庫和其他數(shù)據(jù)結構的開發(fā)、管理和監(jiān)督他人實施數(shù)據(jù)環(huán)境的標準化、規(guī) 范化。使檔案信息數(shù)據(jù)存儲的冗余度最小而且具有最大的兼容性。目前， 在檔案信息化這方面的工作還很不夠。必須特別重視檔案信息資源標準 化管理人員的任用，我們的檔案信息數(shù)據(jù)環(huán)境才會從根本上改變目前不 良的狀況。
3 對檔案信息化管理的幾點建議
3.1 有必要明確檔案信息化的最終目的。在檔案信息化的就是過程中， 一定要認準 “信息服務社會”的準則。所有檔案的信息化工作，都是為了 能夠將大量的檔案數(shù)據(jù)進行有效的存儲并且得到快捷的管理，最后能夠 在一個良好的數(shù)據(jù)環(huán)境中很方便的提供查詢和統(tǒng)計分析，從而能夠為社 會的各項運作提供決策參考。
3.2 增強檔案信息化建設的緊迫感和責任感，建設一支適應檔案信息 化發(fā)展的干部隊伍。加強檔案信息化建設，是一項重大而艱巨的任務。要 實現(xiàn)我們的奮斗目標，就必須進一步深刻認識到檔案信息化建設的重要 性，認識到檔案信息化建設對檔案事業(yè)的假定推動作用，增強我們加快 檔案信息化建設步伐的緊迫感和責任感，通過我們的努力，切實把檔案 信息化建設工作抓實、抓緊、抓好。同時，要加強對各級層檔案人員的檔 案管理新技術、新方法和新信息等基礎知識的普及和培訓，更新檔案干 部隊伍的知識結構，提高檔案工作者的信息化整體水平。還要轉變觀念， 在努力提高管理人員計算機和網(wǎng)絡應用能力，積極接收計算機專業(yè)畢業(yè) 生的同時，還可廣泛借助社會力量，從社會上聘請技術人才�？傊�，我們 需要通過多種途徑滿足信息化建設的人才需求。
3.3 制定標準，統(tǒng)一數(shù)據(jù)和軟件，為檔案信息化建設奠定有利基礎。檔 案信息化建設必須要在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、統(tǒng)一 的軟件程序、統(tǒng)一的技術標準、統(tǒng)一的工作規(guī)程，才能建立起上下成線、 縱橫成網(wǎng)、信息資源高度共享的檔案信息化網(wǎng)絡。為此，首先要堅持全局 的觀念。其次盡快制定出既符合檔案信息化規(guī)律，又適用于我國實際的 技術規(guī)范和標準，盡快推廣應用符合檔案部門業(yè)務工作實際的應用軟 件。這樣才能解決館室之間、館與館之間信息的交流問題，才能實現(xiàn)檔案 信息資源的互聯(lián)互通，才能穩(wěn)定推進我國檔案信息化建設的進程。
3.4 抓好檔案信息化建設的基礎性工作，盡快建立檔案信息資源數(shù)據(jù) 庫。檔案業(yè)務工作信息化的前提是建立起資源配置合理、特色突出、利用 方便的檔案信息數(shù)據(jù)庫。把館藏檔案信息深入開發(fā)，廣泛開展檔案的文 件級著錄標引并錄入微機，實現(xiàn)檔案由實體管理向信息管理轉變。此外， 因檔案具有保密性和機要性，除保證網(wǎng)絡安全外，還要保證檔案信息前 處理工作及外聘人員的安全問題。爭取領導重視，逐步加大信息化基礎 設施投入，以保證檔案信息化建設的持續(xù)發(fā)展。
1）檔案信息化的基本推動力量是信息技術在檔案管理工作中的廣 泛運用。
2）檔案信息化建設的階段性目標是提高檔案工作現(xiàn)代化水平和 確立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理與服務的基本框架。
3）在檔案信息化建設過程 中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法。由于信息技術在檔 案管理的運用，新的檔案管理理論與方法、原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系 列檔案學基本理論從未遇到的新問題。
4）檔案信息化建設的最終目標是 實現(xiàn)檔案信息的社會化服務。人類推進信息化進程的理想目標是建立良 好信息基礎實施的前提下，實現(xiàn)信息的公開（特別是政府信息的公開）與 信息利用中的社會公平。
1 檔案信息化管理存在的問題
1.1 思想觀念滯后的問題。習慣于傳統(tǒng)的手工工作，對檔案信息化的重 要性認識不足；認為實現(xiàn)檔案信息化是遙遠的事，可有可無；在目前應用 水平不高的情況下，使用微機是高投入、低產出，得不償失；有的對實現(xiàn) 檔案信息化能提高工作效率還持懷疑態(tài)度。因此，要加快實現(xiàn)檔案信息 化，就必須走出這些思想觀念上的誤區(qū)。
1.2 人員素質問題。由于檔案工作信息化技術性強，要求專業(yè)技術人員 必須掌握檔案業(yè)務的信息技術。我們的檔案專業(yè)干部中很大一部分工作 者還不能既熟悉檔案業(yè)務又熟練掌握計算機、掌握信息技術。因此，提高 全行業(yè)干部素質是當務之急。
1.3 信息化資金投入問題。檔案信息化需要大量的資金投入。目前在投 入方面遠不到位，與業(yè)務發(fā)展仍不相適應。如何解決好當前利益和長遠 利益的關系，是擺在決策者面前的一大難題，雖然實現(xiàn)信息化是檔案事 業(yè)的必然選擇。
2 解決檔案信息化管理的對策
2.1 切實轉變觀念，以信息學的基本理論改造我們的頭腦并引導人們 對檔案信息的認識，樹立科學的檔案信息觀，從而為檔案信息化營造相 宜的內外環(huán)境，重視發(fā)展和掌握信息化檔案技術，不失時機地利用信息 技術武裝自己，開拓新的業(yè)務領域，培養(yǎng)新的功能。我們必須充分認識檔 案信息化是一個功在當代，利在千秋的龐大的系統(tǒng)工程。要增強緊迫感， 盡早地投入到這一跨世紀的宏偉工程中去。
2.2 加強人員培訓，注重復合型人才培養(yǎng)。檔案事業(yè)的發(fā)展離不開高素 質的干部隊伍。要加快實現(xiàn)信息化，需要加快培養(yǎng)造就一大批既懂檔案 業(yè)務，又懂信息技術的復合型人才�！叭瞬畔刃小笔羌涌鞕n案信息化進程 的前提的工作：第一，加強計算機專業(yè)技術人員的檔案業(yè)務培訓。檔案信 息化是為檔案業(yè)務服務的。作為計算機專業(yè)技術人員，對各種檔案業(yè)務 的熟悉程度如何，決定著檔案信息化軟件開發(fā)和應用質量的高低。當計 算機應用發(fā)展到網(wǎng)絡化和決策輔助階段時，怎樣使檔案管理科學化、調 度有序化、傳遞信息規(guī)范化、提供檢索快捷化、操作手段簡單化，將取決 于程序開發(fā)者對檔案業(yè)務的了解程度。第二，加強計算機等信息技術使 用者的素質培養(yǎng)。應該將業(yè)務培訓和上崗考核結合起來，盡快造就一批 既懂檔案業(yè)務，又懂技術信息的復合型人才。此外，還要提高計算機應用 管理者的管理水平，使每項規(guī)章制度落到實處，使各種設備運轉良好。
2.3 加強資金投入，搞好基礎實施建設，保證必要的政策和資金支持。 盡快實現(xiàn)辦公自動化和信息化，改變面貌，推動檔案事業(yè)持續(xù)、快速、健 康發(fā)展。這幾年來，我們檔案系統(tǒng)的計算機應用，雖然花費了不少的力 氣，但是許多人不懂得，也不去研究 “數(shù)據(jù)環(huán)境”這個重要問題，所以總是 跳不過“起步階段”，基本上在應用數(shù)據(jù)庫的環(huán)境中轉來轉去。所以檔案 系統(tǒng)的計算機應用其使用功能和技術水平基本上大同小異。檔案信息化建設的基礎與核心和其他系統(tǒng)的信息化建設一樣，也是數(shù)據(jù)集成。因此， 當前檔案系統(tǒng)首要的任務就是改造以數(shù)據(jù)文件和應用數(shù)據(jù)庫為主的、混 亂的、低檔次的數(shù)據(jù)環(huán)境，建成主題數(shù)據(jù)庫和信息檢索系統(tǒng)這樣高檔次 的數(shù)據(jù)環(huán)境。
2.4 檔案信息標準化工作，既是當務之急又是長遠之計。抓住了這個關 鍵問題，就會使長期困擾我們的檔案處理工作與計算機應用找到正確的 切入點，從而更快更好地為計算機創(chuàng)造一個完美的數(shù)據(jù)環(huán)境。無論是決 策層的領導還是作業(yè)層的工作人員，都必須時時把檔案信息標準化管理 工作落到實處。在決策層的領導，應具有較大的統(tǒng)一協(xié)調權力，按照系統(tǒng) 總體規(guī)劃的原則指揮和控制，從而使一個檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)環(huán)境建有相當 大的權威性。在工作層的數(shù)據(jù)管理人員，要嚴格執(zhí)行有關標準，協(xié)調數(shù)據(jù) 庫和其他數(shù)據(jù)結構的開發(fā)、管理和監(jiān)督他人實施數(shù)據(jù)環(huán)境的標準化、規(guī) 范化。使檔案信息數(shù)據(jù)存儲的冗余度最小而且具有最大的兼容性。目前， 在檔案信息化這方面的工作還很不夠。必須特別重視檔案信息資源標準 化管理人員的任用，我們的檔案信息數(shù)據(jù)環(huán)境才會從根本上改變目前不 良的狀況。
3 對檔案信息化管理的幾點建議
3.1 有必要明確檔案信息化的最終目的。在檔案信息化的就是過程中， 一定要認準 “信息服務社會”的準則。所有檔案的信息化工作，都是為了 能夠將大量的檔案數(shù)據(jù)進行有效的存儲并且得到快捷的管理，最后能夠 在一個良好的數(shù)據(jù)環(huán)境中很方便的提供查詢和統(tǒng)計分析，從而能夠為社 會的各項運作提供決策參考。
3.2 增強檔案信息化建設的緊迫感和責任感，建設一支適應檔案信息 化發(fā)展的干部隊伍。加強檔案信息化建設，是一項重大而艱巨的任務。要 實現(xiàn)我們的奮斗目標，就必須進一步深刻認識到檔案信息化建設的重要 性，認識到檔案信息化建設對檔案事業(yè)的假定推動作用，增強我們加快 檔案信息化建設步伐的緊迫感和責任感，通過我們的努力，切實把檔案 信息化建設工作抓實、抓緊、抓好。同時，要加強對各級層檔案人員的檔 案管理新技術、新方法和新信息等基礎知識的普及和培訓，更新檔案干 部隊伍的知識結構，提高檔案工作者的信息化整體水平。還要轉變觀念， 在努力提高管理人員計算機和網(wǎng)絡應用能力，積極接收計算機專業(yè)畢業(yè) 生的同時，還可廣泛借助社會力量，從社會上聘請技術人才�？傊�，我們 需要通過多種途徑滿足信息化建設的人才需求。
3.3 制定標準，統(tǒng)一數(shù)據(jù)和軟件，為檔案信息化建設奠定有利基礎。檔 案信息化建設必須要在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、統(tǒng)一 的軟件程序、統(tǒng)一的技術標準、統(tǒng)一的工作規(guī)程，才能建立起上下成線、 縱橫成網(wǎng)、信息資源高度共享的檔案信息化網(wǎng)絡。為此，首先要堅持全局 的觀念。其次盡快制定出既符合檔案信息化規(guī)律，又適用于我國實際的 技術規(guī)范和標準，盡快推廣應用符合檔案部門業(yè)務工作實際的應用軟 件。這樣才能解決館室之間、館與館之間信息的交流問題，才能實現(xiàn)檔案 信息資源的互聯(lián)互通，才能穩(wěn)定推進我國檔案信息化建設的進程。
3.4 抓好檔案信息化建設的基礎性工作，盡快建立檔案信息資源數(shù)據(jù) 庫。檔案業(yè)務工作信息化的前提是建立起資源配置合理、特色突出、利用 方便的檔案信息數(shù)據(jù)庫。把館藏檔案信息深入開發(fā)，廣泛開展檔案的文 件級著錄標引并錄入微機，實現(xiàn)檔案由實體管理向信息管理轉變。此外， 因檔案具有保密性和機要性，除保證網(wǎng)絡安全外，還要保證檔案信息前 處理工作及外聘人員的安全問題。爭取領導重視，逐步加大信息化基礎 設施投入，以保證檔案信息化建設的持續(xù)發(fā)展。
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